Mise à jour : le «12/06/2024»

 

Table des matières

1       INTRODUCTION.. 1

2       Responsable du traitement. 2

3       Finalités des traitements de données. 2

4       Quelles données sont-elles traitées ?. 3

5       Qui accède à vos données et vers quelles catégories de destinataires les données personnelles peuvent-elles être transmises le cas échéant ?. 3

6       Où vos données sont-elles conservées ?. 4

7       Quels sont les critères de conservation de vos données à caractère personnel ?. 4

8       Sécurité des traitements de données. 5

9       Quels sont vos droits et qui contacter en cas de besoin ?. 5

10     Termes et définitions. 6

 

 

 

1         Introduction

 

La présente politique fournit les informations requises quant à la manière dont l’Hôpital Universitaire de Bruxelles (ci-après l’H.U.B, l’Hôpital ou l’Institution) traite les données à caractère personnel qu’il collecte et qui vous concernent en tant que postulant (ci-après le « Postulant » ou le « Candidat »).

 

L’Hôpital Universitaire de Bruxelles comprend :

  • Les Cliniques Universitaires de Bruxelles – Hôpital Erasme, en ce compris :
    • Le Centre de Traumatologie et de Revalidation (CTR) ;
    • Le Centre de Revalidation Gériatrique (CRG) ;
    • La Polyclinique du Lothier ;
  • L’Association Hospitalière de Bruxelles – Centre Hospitalier Universitaire Jules Bordet ;
  • Et L’Association Hospitalière de Bruxelles - Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (Huderf).

Les Candidats comprennent les personnes postulant pour un emploi auprès de l’H.U.B ou de l’une de ses structures membres présentées ci-dessus.

L’H.U.B accorde une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel.

 

L’Institution s’engage au respect de la confidentialité et de votre vie privée. Elle s’engage à ce que les traitements de Données personnelles effectués soient conformes au Règlement général sur la protection des Données (RGPD) et à la législation belge en vigueur sur la protection de la vie privée.

 

L’Hôpital traite vos données à caractère personnel sur une base légale appropriée, définie en fonction du traitement de donnée et de sa finalité, en référence à l’article 6§1 du RGPD. Selon le cas, l’Hôpital base le traitement de données sur :

  • L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles ;
  • Le respect d’obligations légales incombant à l’Hôpital ;
  • La poursuite d’intérêts légitimes pour l’Hôpital (moyennant le respect des intérêts de la personne concernée) ;
  • Le consentement (lorsqu’il est nécessaire).

 

Le traitement des données comprend la collecte, l’utilisation, le stockage, la protection et la suppression de celles-ci.

 

Ce document présente également vos droits vis-à-vis de vos données à caractère personnel, et comment vous pouvez les exercer.

 

 

2         Responsable du traitement

 

L’Institution auprès de laquelle vous postulez est juridiquement responsable du traitement de vos Données à caractère personnel :

 

  • Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B)

50, Avenue Franklin Roosevelt 1050 Bruxelles

N° Entreprise : 0775.387.613

 

  • Hôpital Erasme – Cliniques universitaires de Bruxelles

808, route de Lennik, 1070 Bruxelles

N° entreprise : 0941.792.893

 

  • Association Hospitalière de Bruxelles – Centre Hospitalier Universitaire Jules Bordet

90, Rue Meylemeersch, 1070 Anderlecht

N° entreprise : 0257.981.101

 

  • Association Hospitalière de Bruxelles - Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola

15, Avenue Jean Joseph Crocq, 1020 Bruxelles

N° entreprise : 0260.238.627

 

Conformément au Règlement relatif à la protection des données à caractère personnel (RGPD), l’H.U.B. a désigné un délégué à la protection des données. Celui-ci peut être contacté pour toute question relative à la protection de vos Données à caractère personnel, à l’adresse suivante : dpo@hubruxelles.be et ce quelle que soit l’institution de l’H.U.B auprès de laquelle vous postulez.

 

 

3         Finalités des traitements de données

 

L’hôpital traite vos données à caractère personnel dans le cadre de votre postulation. L’objectif est de permettre l’exécution de toutes les démarches nécessaires à l’analyse de votre candidature. Les finalités d’utilisation sont :

 

  • Le recrutement et la gestion administrative des candidatures ;
  • La prise de contact avec les candidats et l’organisation des étapes de la candidature (entretiens, envoi de réponses, etc.)
  • La mise à disposition d’outils informatiques dans le cadre de la candidature ;
  • L’évaluation des capacités et compétences des postulants dans le cadre du poste visé ;
  • La réalisation de statistiques (éventuellement, et en respectant les conditions légales d’une utilisation basée sur l’intérêt légitime) ;
  • Le respect des obligations légales auxquelles l’Hôpital est soumis et la conformité avec la réglementation en vigueur ;

 

Aucune prise de décision automatisée n’est réalisée. Vos données personnelles sont toujours traitées avec le plus grand soin et le plus grand respect.

 

Cela signifie que l’Institution ne traite vos données que si elle dispose d’une base légale appropriée pour le faire, et qu’elle vous informe sur les finalités de leur utilisation.

 

L’Institution utilise des cookies, veuillez vous référer à la politique de cookies pour plus d’informations à ce sujet.

 

Si l’Institution procède à votre engagement, vos données seront traitées dans le cadre d’une relation employeur-employé. Une politique spécifique relative à la protection de la vie privée des membres du personnel vous sera communiquée.

 

 

4         Quelles données sont-elles traitées ?

 

L’Hôpital veille à ce que seules les données adéquates et pertinentes au regard d’une finalité visée soient traitées.

 

Le traitement concerne les catégories de données suivantes :

  • Les données d’identification et de contact (nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, état civil, nationalité, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone, etc.) ;
  • Les données relatives à la formation et à l’emploi (diplômes, formations, expériences professionnelles antérieurs, références, etc.)
  • L’extrait de casier judiciaire lorsque cela est légalement permis ou justifiable ;

 

Certaines données sont obligatoirement requises pour procéder à l’envoi de votre candidature.

 

 

5         Qui accède à vos données et vers quelles catégories de destinataires les données personnelles peuvent-elles être transmises le cas échéant ?

 

L’Hôpital reconnaît la nature confidentielle de vos données à caractère personnel et ne les divulgue ou ne les rend accessibles que selon le principe général du « besoin d’en connaître ».

 

 

En interne, l’accès à vos données est limité aux membres du service des Ressources Humaines (ci-après « service RH ») et aux membres des commissions de sélection qui participent aux activités de recrutement. Tous sont tenus de connaître et d’appliquer correctement les politiques internes de sécurité et de protection des données, et donc de respecter la confidentialité des données et les conditions d’un usage licite. Ceci implique :

  • L’obligation de ne pas accéder ou chercher à accéder à des données qui ne sont pas strictement nécessaires à l’exécution de leur mission ;
  • L’interdiction de divulguer les données personnelles dont ils ont connaissance hors de ce qui est strictement nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.

 

Dans certains cas, vos données sont rendues accessibles à des prestataires externes qui les traitent pour le compte de l’Institution dans le cadre de contrats de sous-traitance. Ces prestataires externes ne peuvent utiliser vos données que dans le cadre de la prestation qui leur est demandée (comme la fourniture d’une plateforme de candidature ou de partage par exemple). Ils sont tenus au même devoir de confidentialité et ne sont en aucun cas habilités à conserver ou utiliser vos données pour leur propre compte.

 

Lorsque l’Institution y est contrainte par la loi (communication obligatoire ou décision de justice), elle peut devoir communiquer vos données aux instances officielles.

 

L’Hôpital ne vend pas vos données à caractère personnel, pas plus qu’il ne les loue, les partage ou les met commercialement à la disposition de tiers, sous réserve de ce qui est prévu ci-dessus ou de votre consentement préalable.

 

 

6         Où vos données sont-elles conservées ?

Le transfert de vos données à des tiers ou sur des serveurs situés en dehors de l’Espace Économique Européen est évité au maximum.

 

Si toutefois, pour la nécessité d’un traitement, le transfert de vos données en dehors de l’EEE devait être considéré, ceci se fera uniquement vers un pays qui assure un niveau de protection adéquat en vertu d’une décision d’adéquation de la Commission européenne. Si tel n’est pas le cas, l’Hôpital s’assurera de la protection adéquate de vos données auprès des destinataires concernés par la fourniture des garanties appropriées prévues à l’article 46 du RGPD.

 

 

7         Quels sont les critères de conservation de vos données à caractère personnel ?

L’Hôpital conserve vos données personnelles pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités décrites ci-dessus, tenant compte des éventuels délais de conservation légaux et des délais de prescription applicables en matière civile et pénale.

 

La durée exacte de conservation est donc évaluée au cas par cas, selon l’activité de traitement.

 

En as d’engagement, les données sont conservées, par principe, pendant la durée de la relation de travail, sauf disposition légale ou réglementaire contraire. Elles peuvent également être conservées après l’exécution du contrat (généralement 5 ans), si l’hôpital en a l’obligation légale (par exemple, pour répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales) ou si elle souhaite se constituer une preuve dans le cadre d’un contentieux et dans la limite du délai de prescription applicable.

 

Dans le cas où votre postulation n’aboutissait pas à votre engagement, l’Institution peut conserver vos données de candidature pendant 2 ans en réserve de recrutement.

 

 

8         Sécurité des traitements de données

Soucieux de garantir la sécurité de vos données, l’Hôpital met en œuvre les mesures appropriées (qu’elles soient physiques, technologiques, liées aux personnes, administratives ou organisationnelles) afin d’empêcher autant que possible toute destruction, perte, modification ou altération, ainsi que tout accès non autorisé, que ce soit de manière accidentelle ou intentionnel.

 

L’Institution veille à exiger un niveau de sécurité équivalent de la part de ses sous-traitants.

 

 

9         Quels sont vos droits et qui contacter en cas de besoin ?

Toute personne concernée justifiant de son identité par l’envoi d’une copie du recto de sa pièce d’identité (ou preuve équivalente) a le droit :

 

  1. D’obtenir, sans frais, une copie des données à caractère personnel le concernant faisant l’objet d’un traitement par l’Hôpital et, le cas échéant, toute information disponible sur leur finalité, leur origine et leur destination ;

 

  1. D’obtenir sans frais, la rectification de toute donnée à caractère personnel inexacte le concernant ainsi que d’obtenir que les données incomplètes soient complétées ;

 

  1. D’obtenir, sous réserve des conditions prévues par la réglementation et sans frais, l’effacement de données à caractère personnel le concernant ;

 

  1. D’obtenir, sous réserve des conditions prévues par la réglementation et sans frais, la limitation du traitement de données à caractère personnel le concernant ;

 

  1. D’obtenir, sans frais, la portabilité des données à caractère personnel le concernant qu’il a fournies à l’Hôpital, c’est-à-dire de recevoir, sans frais, les données dans un format structuré couramment utilisé, à la condition que le traitement soit fondé sur le consentement ou sur un contrat et qu’il soit effectué à l’aide de procédés automatisés ;

 

  1. De s’opposer, sous réserve des conditions prévues par la réglementation et sans frais, pour des raisons tenant à sa situation particulière, au traitement des données à caractère personnel le concernant ;

 

Il est important de noter que, conformément au RGPD, certains de vos droits peuvent être limités dans des conditions particulières fixées par le Règlement.

 

Les droits cités ci-dessus peuvent être exercés en s’adressant par courrier électronique au Délégué à la protection des données de l’Hôpital via l’adresse dpo@hubruxelles.be  

 

Conformément à la législation, une réponse sera fournie dans les 30 jours suivant l’introduction de la demande. Ce délai peut être prolongé de 2 mois compte tenu de sa complexité et du nombre de demandes.

 

Pour toute question concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez vous adresser au délégué à la protection des données de l’Institution via l’adresse dpo@hubruxelles.be  

 

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont vos données sont traitées, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle via les coordonnées ci-dessous :

 

Autorité de Protection des Données

Rue de la Presse, 35

1000 Bruxelles

E-mail : contact@apd-gba.be

Tél. : +32 (0)2 274 48 00

https://www.autoriteprotectiondonnees.be/introduire-une-requete-une-plainte

 

 

10    Termes et définitions

 

  • Données personnelles : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une "personne physique identifiable" une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale
  • Traitement : toute opération ou ensemble d’opérations concernant des informations, effectué(e) en recourant ou non à des procédures automatisées, comme la collecte, l’enregistrement, l’ordonnancement, la conservation, la mise à jour, la modification, la demande, la consultation, l’utilisation, la fourniture via envoi ou diffusion ou la mise à disposition, la compilation ou la mise en relation d’une quelconque autre façon, de même que le verrouillage, l’effacement ou la destruction de données à caractère personnel.
  • Responsable du traitement : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement ; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l'Union ou par le droit d'un État membre.
  • Sous-traitant : personne physique ou morale, institution, service ou tout autre organisme qui traite les données personnelles pour le responsable du traitement.
  • Violation de données à caractère personnel : une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.
  • Les membres du personnel : Ensemble des personnes travaillant au sein de l’Hôpital, en ce compris les stagiaires, les travailleurs indépendants, les prépensionnés, les pensionnés et les bénévoles.