H.U.B Site Anderlecht - Chef-adjoint de service - accueils - admissions (h/f/x) - CDR - 38h

La société

L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L’H.U.B compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L’H.U.B a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.

Fonction

Soutenir le directeur opérationnel adjoint afin d’offrir un soutien administratif correct et dans les temps aux différents services, ainsi qu’exercer les tâches déléguées par le directeur opérationnel adjoint.

Sous la responsabilité du directeur opérationnel adjoint :

- Superviser le service administratif sous l’autorité du responsable hiérarchique

• Etablit la répartition du travail et le planning du personnel et adapte les plannings existants aux besoins du service (ex. modification de mission, maladie) pour permettre la continuité du service;
• Conseille, selon les procédures existantes, le responsable hiérarchique au sujet de la gestion du personnel du service (ex. engagement et licenciement) ;
• Motive, soutient, dirige et évalue les collaborateurs dans la réalisation de leurs tâches;
• Discute avec les collaborateurs au sujet des formations et des problèmes éventuels;
• Gère les équipes (évaluation, formation, information, …) ;
• Accueille et veille à la formation des nouveaux collaborateurs ;
• Veille à la gestion des caisses quotidiennement ;
• Gère, en collaboration avec la cellule de gestion des doublons, au contrôle et à la fusion des dossiers doublons ;
• Gère le système de file d’attente ;
• Gère les plaintes administratives (contestations) et analyse les incidents ;
• Remplace les équipes selon les besoins ;
• Se déplace sur les différents sites (EMC, IMEDIA, HDJ, Hôpital général)

- Soutenir le responsable hiérarchique dans l’organisation du service administratif

• Assure le bon fonctionnement du service administratif;
• Dirige l’administration concernant l’organisation du service;
• Soutient le responsable hiérarchique et résout les problèmes concernant le fonctionnement du service;
• Crée ou obtient, sous la supervision du responsable hiérarchique, les diverses statistiques ;
• Crée et contrôle les procédures et leur application ;
• Transmet au responsable toute information utile, incidents et plaintes en vue de l’amélioration de la qualité du service ;
• Fixe les objectifs ;
• Se concerte et échange des informations avec d’autres services;
• Contrôle la qualité des services délivrés et formule des propositions au directeur opérationnel adjoint pour rehausser la qualité des services.

- Participer à l'exécution de tâches administratives

• Participe à l'exécution des tâches principales du service;
• Suit les dossiers administratifs;
• Aide les collaborateurs à résoudre les problèmes complexes.

Profil

• Pense positivement ;
• Reste optimiste face à l’adversité ;
• Est honnête avec ses collaborateurs ;
• Fait preuve de la justice et de l’équité ;
• Fait confiance en délégant ;
• Encourage/motive les collaborateurs ;
• Collabore au bon fonctionnement du service ;
• Travaille aisément en équipe ;
• Gère le stress lié à la surcharge ponctuelle de travail ;
• Fait face à une patientèle anxieuse et parfois difficile ;
• Gère les priorités ;
• Suit et applique les procédures scrupuleusement.

Offre

un contrat de remplacement à temps plein

des avantages extras-légaux