H.U.B - Secrétaire de consultation (h/f/x) - CDD - temps plein ou temps partiel

La société

L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L’H.U.B compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L’H.U.B a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.

Fonction

Assurer une consultation

• Accueillir les patients.
• Réaliser les prises de rendez-vous des bilans et remettre les documents ad hoc aux patients.
• Être proactif et en contact avec les différents intervenants (Médecins, ICSO, …) pour le suivi des patients.
• Répondre aux sollicitations des différents professionnels & patients selon les différents canaux existants : mails, téléphone, call, entretiens …
• Assurer la programmation des interventions au quartier opératoire sous la supervision d’une secrétaire de référence ou de la responsable des consultations ainsi que des examens pré et post opératoires
• Organiser concomitamment les hospitalisations (réservation de la chambre, remise des différents documents aux patients …)

Gérer l’administratif

• S’assurer de la bonne organisation des consultations existantes et des éventuelles nouvelles consultations via une bonne répartition des locaux en fonction des besoins (consultation du global grille planning) et un paramétrage adéquat – ceci en contact avec les équipes responsables de ces aspects.
• Transmettre les messages des patients aux médecins.
• Réceptionner des documents à compléter (mutuelle, assurance, kinésithérapeute…) et ensuite les renvoyer aux patients.
• Appeler la secrétaire de référence pour les patients sans couverture sociale.
• Vous traitez les prescriptions spécifiques propres au service concerné.

Relation à la hiérarchie

• Communiquer à la Responsable tout élément pouvant entraver un accueil de qualité.

Profil

• Posséder un certificat d’Enseignement Secondaire Supérieur
• Comprendre la qualité du service et de son orientation à la patientèle.
• Disposer d’une bonne capacité d’écoute et de communication.
• Faire preuve d’empathie et gérer l’impact des émotions.
• Être méthodique et disposer d’excellentes capacités organisationnelles et d’anticipation.
• Maitriser le vocabulaire médical est un atout.
• Posséder une facilité de collaboration et d’un bon fonctionnement en équipe.
• Pouvoir interagir avec plusieurs intervenants simultanément.
• Être flexible, disponible et ponctuel.
• Avoir une bonne résistance au stress.
• Détenir le sens de la discrétion et le respect de la confidentialité.
• Compréhension de la fonction et de son environnement
• Connaissances linguistiques : français et néerlandais ; la connaissance d’une langue supplémentaire est un atout
• Sens des responsabilités, de l'initiative et de la collaboration
• Esprit d’initiative et d’anticipation
• Sens de l’urgence et des priorités, respect des échéances
• Connaissance des outils informatiques

Offre

• Des avantages extra légaux :
• Des chèques repas
• Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
• Une prime annuelle d’attractivité
• 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux
• De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau
• Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
• Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière

Modalités d’introduction des candidatures

Veuillez-vous rendre sur le site internet ou intranet et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).