Bordet - Employé administratif en call center (h/f/x) - CDD 6 mois - 38h

La société

L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L’H.U.B compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L’H.U.B a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.

Fonction

Gestion des appels

• Demandes de rendez-vous : Gérer les appels entrants pour toutes les demandes relatives à des rendez-vous (création, annulation et modification) pour les différents services de consultations.
• Annulations en dehors des heures d’ouverture : Traiter les annulations de rendez-vous reçues via le web hors heures d’ouverture du Call Center en recontactant les patients pour proposer d’autres dates.
• Patients en attente : Gérer les patients en requête pour des dates de rendez-vous plus proches suite à des annulations par d’autres patients en leur proposant des créneaux libres.
• Information des patients : Transmettre aux patients toutes les informations nécessaires en lien avec leur rendez-vous : lieu, coût, particularités (supplément honoraire, documents à présenter, préparation préalable pour un examen, etc.).
• Gestion des rappels : Gérer les demandes de rappel des patients lorsque les lignes sont occupées.
• Transfert d'appels : Transférer les appels vers les services adéquats en cas de demande urgente, de rendez-vous complexes ou d'erreur de destinataire.

Gestion des messages et informations

• Transmission des messages : Assurer la transmission des messages non urgents aux prestataires selon les procédures établies.
• Mise à jour des informations : Transmettre aux responsables hiérarchiques toute information relative à un rendez-vous, à un prestataire, ou à une consultation devant être ajoutée ou modifiée dans le programme informatique.

Respect des procédures

• Application des procédures : Prendre connaissance et appliquer les procédures relatives à la gestion des appels et des rendez-vous établies et transmises par les responsables hiérarchiques.
• Tâches supplémentaires : Assurer toutes les tâches confiées par la hiérarchie en lien avec la fonction.

Utilisation des outils

• Outils de travail : Veiller à l’utilisation correcte des outils mis à disposition (programme informatique, poste téléphonique, casque, etc.).

Profil

• Formation : Diplôme ou expérience pertinente en gestion des appels, administration ou service à la clientèle.
• Compétences : Excellente capacité de communication, gestion du stress, précision et rigueur.
• Langues : [Langues requises selon le contexte de l'institution].
• Compétences informatiques : Maîtrise des outils informatiques et des systèmes de gestion des appels.

Langue

Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposés à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10)

Offre

Un contrat à durée déterminée de 6 mois de 38h semaine.

• Des avantages extra légaux :
  • Des chèques repas d’une valeur de 7,30€
  • Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau IRIS (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
  • Le remboursement à 100% de l’abonnement annuel stib, une intervention de 80% dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo
  • Une prime annuelle d’attractivité
  • Une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10)
  • 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance)
• De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau (IRIS)
• Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
• Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière

Modalités d’introduction des candidatures

Veuillez-vous rendre sur le site internet ou intranet de l’hôpital et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).