Secrétaire de service pour le laboratoire de génétique (H/F/X) - CDR - 38h

La société

L'Hôpital Universitaire Erasme veille en permanence à garantir la performance de ses soins de santé, l'excellence de sa recherche et la qualité de son enseignement. Tous nos collaborateurs médicaux, paramédicaux, soignants ainsi que ceux des services supports s'investissent pour offrir aux patients, de manière directe ou indirecte, une médecine de pointe à visage humain.

Afin de renforcer l’équipe en place, nous sommes à la recherche d’un(e) Secrétaire de service (H/F/X) pour le laboratoire de génétique.

Les activités du laboratoire de génétique sont réparties en 3 secteurs :

- Le laboratoire de génétique moléculaire de l’Hôpital Erasme, partie intégrante du Service de Génétique, réalise des analyses moléculaires dans le cadre de diagnostics génétiques constitutionnels.

- Le laboratoire de cytogénétique constitutionnelle de l’Hôpital Erasme, quant à lui, réalise des analyses caryotypiques, d’hybridation in situ fluorescente (FISH) et d’hybridation génomique comparative sur puce à ADN (CGH-array) dans le cadre de diagnostics anténataux et de maladies chromosomiques constitutionnelles.

- Les activités cliniques, réalisées dans le cadre de la Clinique de Génétique Médicale, comprennent les activités de conseil génétique, sous la forme de consultations et d'avis spécialisés, pédiatriques et adultes, dispensés dans les autres services de l'Hôpital Erasme et des autres hôpitaux du réseau ULB. Le conseil génétique pratiqué dans le cadre du diagnostic anténatal ou pré-implantatoire est effectué en étroite collaboration avec le secteur de médecine fœtale des services de Gynécologie de l'Hôpital Erasme et des autres hôpitaux du réseau.

Fonction

En tant que secrétaire pour le laboratoire de génétique, vous assumez et coordonnez les tâches de secrétariat en lien direct avec l’activité du laboratoire. Vous êtes responsable des tâches administratives générales de manière à permettre au service de fournir des services de qualité. Vous êtes amené à travailler dans les 3 secteurs du laboratoire de génétique, ayant des champs de responsabilités variées.

Vos principaux rôles et responsabilités :

• Vous gérez la correspondance de manière à ce que tous les interlocuteurs reçoivent les informations nécessaires, correctes et dans les temps.
• Vous assurez des tâches générales de secrétariat de manière à ce que les activités du service se déroulent de façon structurée et organisée (photocopies, courrier, classement des documents administratifs, organisation des réunions et des congrès).
• Vous tenez les calendriers des congés des biologistes et des membres du cadre scientifique.
• Vous organisez l’envoi des sous-traitances (y compris la gestion de la facturation des analyses effectuées dans un autre laboratoire).
• Vous gérez les commandes de matériel de bureau.
• Vous encodez les données concernant les patients, les analyses demandées, et, le cas échéant, les résultats d’analyse dans les systèmes informatiques du laboratoire (OAZIS, GLIMS).
• Vous participez à la gestion administrative des comptes rendus. Pour ce faire, vous dactylographiez (si nécessaire), assemblez, soumettez pour signature, traitez et classez les comptes rendus.
• Lorsque l’analyse génétique n’est pas effectuée au sein du laboratoire, vous envoyez les échantillons à des laboratoires extérieurs.
• Vous transmettez aux médecins généticiens les résultats des analyses concernant leurs patients le cas échéant.
• Vous répondez à des demandes de résultats et/ou de renseignements provenant de l’extérieur ou de l’intérieur de l’hôpital.
• Vous assistez aux réunions du laboratoire lorsque votre présence est requise.

Profil

• Vous possédez un Bachelier en secrétariat de direction ou pouvez justifier d’une expérience utile.
• Vous avez idéalement une expérience en secrétariat administratif.
• Une bonne connaissance de la Suite Office est requise.
• Vous avez des connaissances de base en néerlandais. La connaissance de l’anglais est un atout.
• Vous avez le sens de l’accueil et de la communication.
• Vous êtes proactif, flexible et êtes capable de réaliser de manière qualitative des tâches administratives variées.
• Vous faites preuve d’un sens de l’organisation marqué et êtes capable de prioriser les tâches.
• Vous disposez d’un excellent esprit d’équipe et êtes dynamique.
• Vous avez le sens des responsabilités et respectez les règles et procédures.

Offre

• Un contrat de remplacement de 38h semaine.
• Des avantages extra légaux :
• Des chèques repas
• Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
• Une intervention dans les frais de transport
• Une prime annuelle d’attractivité
• 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance)
• De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau
• Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
• Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière

Modalités d’introduction des candidatures

Veuillez-vous rendre sur le site internet ou intranet de l’hôpital et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).