Bordet - Assistant administratif pour le Secrétariat académique à l’enseignement (h/f/x) - CDI - 19h

La société

L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L’H.U.B compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L’H.U.B a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.

Fonction

Objectif:

Effectuer des travaux de secrétariat afin de soutenir administrativement les étudiants en médecine et dentisterie et assurer un rôle de relais afin d'apporter un soutien administratif maximal au Directeur Académique. Assister, superviser la planification, assurer une communication et une traçabilité des activités du secrétariat académique à l’enseignement. Soutenir et développer l’excellence de l’enseignement pour l’HUB.

Tâches:

Sous la responsabilité du coordinateur à l’enseignement (CAE) :

• Se charger du secrétariat du directeur académique de l’enseignement :
  • Répond aux appels téléphoniques entrants, les filtre, donne les renseignements d’ordre courant et transfère les appels si nécessaires ;
  • Se charge de la correspondance : trie la correspondance entrante, la documente, traite la correspondance standard, fait des propositions au responsable hiérarchique pour la correspondance non standard ;
  • Gère l’agenda, assure le suivi des rendez-vous et gère les priorités ;
  • Établit les compte-rendu des réunions (réunion du jury des masters de spécialité) ;
  • Accueille les visiteurs (étudiant en médecine et dentisterie, maitres de stage, etc.), les oriente et répond à leurs questions ;
  • Assure l’organisation des réunions internes et externes (invitations, réservations de salle, catering…)

• Traiter l’administration du service :
  • Suivi des accréditations INAMI des formations et répartition/délégation aux secrétariats de service
  • Assure la gestion administration des stages/dossiers des étudiants en médecine, dentisterie, étudiants étrangers et extra muros.
  • Prépare des rapports et des dossiers de manière autonome, rassemble le cas échéant les informations nécessaires à leur préparation et en assure le suivi
  • Contrôle les documents administratifs, signale les problèmes éventuels, corrige les documents le cas échéant dans le respect des arrangements passés ou propose une solution au directeur
  • Dactylographie/complète des documents officiels suivant des directives données (attestations d’autonomie…)
  • Gère les cours interuniversitaires propres à chaque master de spécialité (élaboration du programme, réservation de la salle, création de lien virtuel, enregistrement des cours et diffusion)
  • Reçoit les appels téléphoniques, les transmet aux personnes concernées ou prend note d’un message si nécessaire
  • Trie, répartit, assure, envoie le courrier interne et externe
  • Assure la gestion de la base de données et l’encodage régulier de l’ensemble des informations administratives des étudiants en médecine dentisterie, étudiants étrangers et extra muros (Convention de stage, Plan de stage, modification du plan de stage, changement d’adresse, importation des nouveaux étudiant en médecine et dentisterie)
  • Classe et archive les rapports et dossier

• • Entretient sur le plan administratif des contacts avec les autres services concernant leurs services spécifiques
  • En collaboration suit l’encodage des cotes annuelles de stage et d’examen des étudiants dans un programme de la faculté et en collaboration avec la faculté de médecine de l’ULB.
  • Gère l’agenda, assure le suivi des rendez-vous et gère les priorités pour le Collège académique à l’enseignement
  • Établit les comptes rendus des réunions (collège académique à l’enseignement)
  • Accueille les visiteurs (Gradués et référents de stage, Formation permanente, ICANE), les oriente et répond à leurs questions

• Assurer la gestion des périodiques :
  • Assure une accessibilité aux ressources numériques et une permanence accessible aux demandeurs autorisés
  • Assure l’accès supervisé à des conseils, méthodes et ressources bibliographiques spécifiques
  • Evalue, adapte et développe la charge de travail en fonction des besoins
  • Facilite la recherche bibliographique autonome et éclairée
  • Assure le suivi des consultations et recherche bibliographique
  • Offre un support au DAE
  • Assure la diffusion des activités réalisées

• Autres activités :
  • Organise des événements internes et externes (interviews, réunions de jury, mémoires, examens, etc.)
  • Relaie l’information de la direction de l’enseignement/présidence des masters complémentaires vers les autres fonctions
  • Aide à la rédaction du rapport annuel de l’enseignement
  • Crée et envoie l’évaluation trimestrielle des post-gradués envers leur lieu de travail via Redcap Public

Profil

Compétences requises :

• Organisation et gestion du temps : Capacité à prioriser les tâches et à respecter les délais.
• Communication : Excellentes compétences verbales et écrites, avec une approche orientée vers le service client.
• Compétences informatiques : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion administrative.
• Attention aux détails : Rigueur dans la gestion des documents et des données.
• Esprit d’équipe : Capacité à travailler en collaboration avec divers intervenants (enseignants, élèves, parents).

Qualités personnelles :

• Proactivité et capacité à résoudre des problèmes.
• Sens de l’initiative et adaptabilité.
• Empathie et sens du service.

Offre

• Un contrat en CDI en 19 heures/semaine
• Des avantages extra légaux :
  • Des chèques repas d’une valeur de 7,30€
  • Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
  • Le remboursement à 100% de l’abonnement annuel stib, une intervention de 80% dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo
  • Une prime annuelle d’attractivité
  • Une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10)
  • 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance)
  • De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau
  • Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
  • Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière

Modalités d’introduction des candidatures

Veuillez-vous rendre sur le site intranet de l'H.U.B et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).