HUDERF - Assistant Administratif pour le Quartier Opératoire (H/F/X) - CDR - 19h/38h

La société

L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B.) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L'HUB compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L'HUB a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble .

Fonction

• Assure un accueil et une information de qualité aux patients, leurs familles et aux professionnels de la santé
• Identifie le patient selon les règles didentito-vigilence
• Gestion des plages horaires des différentes disciplines (ouverture, fermeture, mise à disposition…) en concordance avec la grille opératoire établie par le gestionnaire du quartier opératoire
• Gestion quotidienne du programme opératoire, en étroite collaboration avec les intervenants concernés
• Adaptation postfactum du programme opératoire (libellé intervention, temps opératoire, …)
• Préparation des statistiques
• Assure la permanence téléphonique et mailing
• Assimile et applique immédiatement les diverses modifications transmises
• Collabore activement avec tous les autres services de l’hôpital
• Applique et respecte les instructions données par le responsable hiérarchique
• Transmet au responsable toute information utile, incidents et plaintes concernant le fonctionnement
• Préparation des documents nécessaires aux présentations en réunion
• Rédaction des PV’s de réunions,
• Effectue diverses tâches administratives (commandes, copies, fax, classement, envoi de courrier etc. …),

Le/la secrétaire affecté à ce poste devra pouvoir :

• Collaborer au bon fonctionnement du service
• Travailler aisément en équipe
• Gérer le stress lié à la surcharge ponctuelle de travail
• Faire face à une patientèle anxieuse et parfois difficile
• Savoir gérer les priorités
• Savoir travailler en conformité aux procédures

L’accueillant suivra et appliquera obligatoirement les formations suivantes :

• Comment gérer l’agressivité et la violence du patient et de sa famille
• L’hygiène des mains
• L’identito-vigilence
• La communication

Le/La secrétaire est responsable de la bonne conduite des tâches journalières et du respect des procédures de travail mises en oeuvre.

Tout changement dans la procédure de travail sera soumis à l’approbation de sa hiérarchie (N+1).

Le/La secrétaire est en contact direct avec différents services de l’hôpital : médecins, infirmiers, secrétaires, équipe de gestion des patients internationaux, archives médicales, accueil hospitalisation, facturation, travailleurs sociaux…

Profil

• Posséder un diplôme d’études secondaires supérieures ou 3 ans d’ancienneté dans le niveau D

Savoir :

• Posséder une connaissance générale de l’hôpital.
• Utiliser la 2ème langue nationale (critères de réussite d’examen de Selor).

Savoir-faire :

• Etre capable d’utiliser les logiciels utilisés au quartier opératoire : Wish, BDOC, OPERA, Outlook, Intranet, Word, Excel, PowerPoint……
• Etre capable de
  • Rechercher toute information utile à son activité professionnelle et la mettre en application.
  • Utiliser les termes adéquats
  • Ecrire avec une orthographe correcte
  • Dactylographier rapidement

Savoir être :

• Il est tenu au respect du secret médical. Il doit faire preuve de discrétion, de rigueur et de méthode et posséder le sens des priorités. La ponctualité est indispensable.
• Il devra être disponible dans les moments où l’abondance de travail pourrait le réclamer.
• Il doit être capable de s’intégrer au travail en équipe et de gérer le stress engendré par une surcharge ponctuelle de travail ainsi que par des patients anxieux ou difficiles.
• Il fera preuve d’initiative mais toutefois dans les limites de sa compétence
• Il doit être à l’écoute des patients, pouvoir répondre à leur demande et posséder le sens de l’accueil et du contact humain.

Missions et valeurs

• Il adhère aux missions et valeurs véhiculées par l’HUDERF
• L’expérience de la diversité multiculturelle et la capacité d’adaptation aux différences culturelles sont des atouts

Langue

Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposés à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ brut sous réserve de la remise du Selor Art. 10)

Offre

Un contrat de remplacement de 19h et/ou 38h semaine

• Des avantages extra légaux :
• Des chèques repas d’une valeur de 7,30€
• Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
• Le remboursement à 100% de l’abonnement annuel stib, une intervention de 80% dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo
• Une prime annuelle d’attractivité
• Une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ brut (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10)
• 29 jours de congé
• De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau
• Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
• Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière

Modalités d’introduction des candidatures

Veuillez-vous rendre sur le site internet ou intranet de l’hôpital et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).