Erasme - Secrétaire médicale - gastroentérologie (h/f/x) - 30.4h - CDD

La société

L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L’H.U.B compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L’H.U.B a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.

Fonction

Sous la direction de la Secrétaire Responsable du secteur médical, vous contribuerez avec vos collègues à assurer un support administratif général des activités du Service, comprenant notamment les tâches suivantes :

• Gérer l’agenda Outlook (prise de RDV, télé/visio-conférences, …), du téléphone et des contacts
• Gérer l’administration du service (les courriers et la boîte mail, les demandes extérieures d’impression des dossiers médicaux, économat, etc.)
• Organisation de réunions et prise de note (PV), organisation/gestion de séminaires, d’événements divers et de congrès (présentiel et virtuel)
• Organisation de voyages scientifiques/séminaires/symposia : financement, logistique, planning, diapositives, contrats et notes de frais
• Mise à jour du CV des médecins
• Soumission et suivi des publications
• Préparation de présentations PowerPoint
• Encadrement d’étudiants/stagiaires/visiteurs, médecins étrangers (accueil, planning, démarches administratives)
• Assurer la coordination du trajet de patients à profil spécifique : centralisation des données patients, création et gestion d’une base de données, suivi étape par étape, coordination des examens complémentaires en fonction du résultat des examens précédents selon les directives médicales
• Mise à jour des différentes bases de données patients et rédaction régulière de statistiques pour différents aspects de l’activité médicale (chiffres, pourcentages, graphiques sur Excel)
• Suivi du dossier administratif du dossier patient
• Classer et archiver les rapports et dossiers en concertation avec le service archives

Les activités de recherche se déroulant dans un contexte international, de nombreux courriers et contacts sont traités en anglais.

Vous faites partie d’une équipe et à ce titre, vous assurez le remplacement de certain(es) collègues en cas d’absence.

Profil

• Niveau d’étude minimum : bachelier, de préférence en secrétariat ou expérience équivalente
• Très bon niveau de communication verbale et écrite
• Excellente connaissance de l’anglais oral et écrit
• Excellente connaissance de PowerPoint et de Word + maîtrise de MS Outlook et d’Internet (bonne connaissance d’Excel et de Teams est un plus)
• Bonnes capacités organisationnelles, rapide et dynamique, bonne gestion du temps et des priorités
• Esprit d’initiative
• Aisance relationnelle et polyvalence
• Sens des responsabilités
• Bonne résistance au stress
• Discrétion et confidentialité
• Excellent esprit d’équipe et dynamisme

Offre

Modalités d’introduction des candidatures

Veuillez-vous rendre sur le site intranet de l'H.U.B et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).